Julkinen asiakas on yhteiskunnalliselle yritykselle vakaa ja luotettava kumppani sekä hyvä referenssi. Mutta miten julkiseen hankintaan kannattaa valmistautua? Seuraavat vinkit antoi Jarkko Koskinen, aWellCare Oy:n toimitusjohtaja ja Suomen Yrittäjien hankintaneuvoja.
1 Ole hyvissä ajoin liikkeellä – tee palvelunne tutuksi
Hankintaprosessi käynnistyy noin 6–12 kuukautta ennen hankintaa suunnittelu- ja valmistelutyöllä. Yhteiskunnalliselle yritykselle tämä kohta hankintaprosessia on tehokas aika vaikuttaa. Hankintayksikön kanssa kannattaa tehdä aktiivista yhteistyötä jo ennen tarjouspyynnön julkaisua ja kertoa oman palvelun hyödyistä ja vaikuttavuudesta. Jos osana hankintaa käydään määrämuotoinen markkinavuoropuhelu, se toteutetaan määrätyn mallin mukaan.
Hankintailmoitukset.fi -palvelussa ilmoitetaan kaikki kynnysarvon ylittävät tarjouspyynnöt ja tarjoukset tehdään tarjouspalvelu.fi -palvelussa. Rekisteröidy palveluihin ja luo maksuttomia hakuvahteja. Näin saat tiedon myös hankintayksikön ilmoituksista markkinavuoropuheluista tulevien tarjouspyyntöjen osalta.
Seuraa kuntien hankintakalentereita, joissa ilmoitetaan tulevat hankinnat. Hankintakokonaisuutta suunnittelevaan virkamieheen voi ottaa yhteyttä ja nostaa esiin oman organisaation kannalta tärkeitä vaikuttavuustavoitteita. Ihmisten hyvinvoinnin edistäminen ja ennaltaehkäisevä toiminta ovat monen yhteyskunnallisen yrityksen osaamisaluetta – tee selväksi, miten palvelunne vaikuttavat esimerkiksi kuntalaisten hyvinvointiin.
2 Selvitä, mitä pyydetään ja vastaa siihen – oma tuote tai palvelu kuntoon
Kun tarjouspyyntö on julkaistu, tutustu huolellisesti tarjouspyyntöön ja liitteisiin. Lukemalla tarkasti palvelukuvauksen ja vaatimukset selvität, mitä resursseja palvelun tuottamiseksi vaaditaan.
Jos omassa organisaatiossa ei ole riittävästi resursseja vastata johonkin tiettyyn hankintakokonaisuuteen, myös ryhmittymänä tarjoaminen yhdessä saman toimialan yrityksen kanssa on mahdollista. Ryhmittymän kokoaminen on aloitettava mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja sovittava selkeästi, mikä osuus kuuluu kenenkin vastuulle.
Jos kilpailutuksessa käytetään laatupisteytystä, huolehdi siitä, että laatuvaatimukset täyttyvät. Tarkista myös kilpailutukseen liittyvät määräajat, vastaa kysymyksiin mahdollisimman tarkasti ja toimita kaikki pyydetyt liitteet ja selvitykset.
3 Hyödynnä tuki – ota yhteyttä hankintaneuvojaan
Lähes kaikissa maakunnissa on tarjolla kaikille avoin ja maksuton hankintaneuvontapalvelu. Palvelua toteuttavat Suomen Yrittäjien aluejärjestöt työ- ja elinkeinoministeriön tuella.
Neuvonnasta saa tietoa mm. hankinnoista, hankintaprosessin etenemisestä, tarjouspyynnössä huomioitavista seikoista sekä siitä, mitä ryhmittymänä tarjoaminen edellyttää.
Palveluun voit tutustua täällä.
Teksti: Maarit Laakso